Jornada do Fornecedor

1. A Jornada do Fornecedor

1.1. Planilha de Medição (PM)

• Definição da PM e sua importância para o fornecedor.
• Habilitação de itens para medição.
• PM por valor e PM para consórcios.
• Boas práticas para garantir visibilidade da PM.

1.2. Boletim Mensal de Medição (BM)

• Criação do BM no portal SAP BTP.
• Aceite do BM e anexos obrigatórios.
• Regras de edição, devolução e funcionalidades adicionais.
• Boas práticas para fornecedores.

1.3. Reversão de BM

• Tipos de reversão que impactam o fornecedor.
• Comunicação sobre reversão e retomada do fluxo.

1.4. Penalidades

• Multas contratuais e glosas.
• Compensação de penalidades.
• Boas práticas para evitar penalidades.

1.5. Comunicação e Documentos

• Solicitação e envio de documentos via sistema.

• Mensagens, histórico e download de arquivos.

   

2. Funcionalidades Complementares

• Cestas de itens favoritos.
• Simulação de reajuste.

• Favoritos no cockpit.

   

3. Glossário Essencial

• Termos técnicos relevantes: PM, BM, MIRO, MIGO, SAP BTP, chapinha, glosa, etc.

• Status do BM e seus significados.

   

4. FAQ – Dúvidas Frequentes do Fornecedor

• Criação e edição de BM.
• Aceite fiscal e anexo de nota fiscal.
• Penalidades e reversão.
• Relatórios e pendências.

📘 Capítulo 1 – Introdução

O CopaMED é uma solução desenvolvida pela Copasa em parceria com a Fourtrust, com o objetivo de revolucionar o processo de medição de serviços. Totalmente integrado ao SAP S/4HANA, o sistema utiliza dados contratuais e operacionais para automatizar e tornar mais confiável o ciclo de medição e pagamento.

🎯 Propósito da Solução

• Facilitar a comunicação com fornecedores.

• Garantir medições ágeis e rastreáveis.

• Promover conformidade e controle nos contratos.

   

👥 Perfis de Usuários

O fornecedor é um dos perfis-chave do sistema. Sua atuação ocorre principalmente por meio do portal SAP BTP, onde ele:

• Cria Boletins de Medição (BM).

• Anexa documentos obrigatórios e notas fiscais.

• Recebe devoluções e solicitações de ajustes.

• Acompanha o status de pagamento.

   

🔗 Integração com SAP

O CopaMED conecta os módulos:

• MM (Materiais): contratos e pedidos.

• CO (Controladoria): centros de custo e categorias.

• FI (Finanças): lançamentos contábeis e pagamentos.

Essa integração garante que os dados fluam com consistência, reduzindo retrabalho e erros manuais.

⚠️ Alerta Importante: Atualize seus Dados Cadastrais

Antes de iniciar qualquer operação no CopaMED, o fornecedor deve garantir que seus dados cadastrais estejam atualizados junto à Copasa.

Por que isso é essencial?

- Evita pagamentos indevidos ou incorretos.
- Garante a retenção tributária adequada, conforme o tipo societário.
- Reduz retrabalho para as áreas envolvidas.
- Evita alegações como “não fui avisado” ou “não sabia”.

O que precisa ser atualizado?

- Tipo de empresa: Ltda, S/A, MEI, Simples Nacional etc.
- Quadro societário.
- Pessoas de contato e e-mails válidos.
- Contrato social vigente.

Como fazer isso?

- Verifique seu cadastro junto à Copasa.
- Solicite atualização via canais oficiais.
- Mantenha a documentação societária acessível e válida.

📘 Capítulo 2 – A Jornada do Fornecedor

A jornada do fornecedor no CopaMED é composta por etapas bem definidas, que garantem transparência, rastreabilidade e agilidade no processo de medição e pagamento. A seguir, estão os principais momentos em que o fornecedor interage com o sistema:

🧾 2.1. Planilha de Medição (PM)

A PM é o documento que define os itens contratuais que poderão ser medidos. Ela é criada pelo gestor do contrato e disponibilizada ao fornecedor no portal SAP BTP.

Ações que envolvem o fornecedor:

• Visualizar os itens habilitados para medição.

• Informar o local de prestação do serviço (quando permitido).

• Utilizar a PM como base para criação dos Boletins de Medição.

Boas práticas:

• Verificar se os itens estão corretamente habilitados.

• Confirmar os dados fiscais e de contato.

• Utilizar o escopo resumido para entender o contexto da medição.

   

📄 2.2. Boletim Mensal de Medição (BM)

O BM é criado pelo fornecedor com base na PM. Ele consolida os serviços executados, documentos obrigatórios e informações fiscais.

Etapas principais:

• Criação do BM no portal SAP BTP.

• Informar quantitativos executados.

• Anexar documentos e nota fiscal.

• Realizar o aceite do BM.

• Acompanhar devoluções e realizar ajustes.

Funcionalidades úteis:

• Simulação de reajuste.

• Histórico de eventos.

• Log de inconsistências.

• Solicitação de documentos.

Boas práticas:

• Validar os dados antes do aceite.

• Utilizar o campo de observações para justificativas.

• Acompanhar o status do BM pelo painel de gestão.

   

🔁 2.3. Reversão de BM

Em caso de erros ou inconsistências, o BM pode ser revertido. O fornecedor deve estar atento às comunicações e retomar o fluxo conforme orientações.

Impactos:

• O BM retorna ao status anterior.

• Documentos gerados são excluídos.

• Pode haver necessidade de novo aceite ou correção.

Boas práticas:

• Registrar justificativas claras.

• Validar se a reversão é realmente necessária.

• Acompanhar o status após a reversão.

   

⚖️ 2.4. Penalidades

O sistema permite o registro de multas e glosas por descumprimentos contratuais.

Tipos:

• Multas contratuais: aplicadas por infrações gerais.

• Glosas: deduções sobre itens específicos do BM.

Compensação:

• O valor é deduzido do pagamento.

• O fornecedor é notificado no sistema.

Boas práticas:

• Evitar duplicidade de registros.

• Validar justificativas e vínculos com o contrato.

• Acompanhar o status das penalidades.

   

📬 2.5. Comunicação e Documentos

O CopaMED centraliza a comunicação entre Copasa e fornecedores.

Recursos disponíveis:

• Solicitação de documentos pendentes.

• Envio de mensagens explicativas.

• Histórico de interações.

• Download individual ou em massa de arquivos.

Boas práticas:

• Responder às solicitações dentro do prazo.

• Validar nomenclatura dos arquivos.

• Manter os documentos organizados.

📘 Capítulo 3 – Funcionalidades Complementares

O CopaMED oferece recursos adicionais que tornam a experiência do fornecedor mais ágil, organizada e eficiente. Essas funcionalidades estão disponíveis diretamente no portal SAP BTP e no cockpit do sistema.

⭐ 3.1. Cestas de Itens Favoritos

Permite agrupar serviços recorrentes em “cestas” para facilitar a criação dos Boletins de Medição (BM).

Benefícios:

• Agilidade na seleção de itens.

• Padronização por contrato.

• Redução de erros na medição.

Como usar:

• Acesse o cockpit.

• Selecione “Itens Favoritos – Cadastro de Cestas”.

• Escolha os itens e salve a cesta.

   

📬 3.2. Comunicação com a Copasa

O sistema centraliza a comunicação entre fornecedor e Copasa, evitando trocas externas como e-mails e telefonemas.

Recursos disponíveis:

• Solicitação de documentos pendentes.

• Envio de mensagens explicativas.

• Histórico de interações.

Boas práticas:

• Responder às solicitações dentro do prazo.

• Utilizar o campo de observações para esclarecimentos.

• Acompanhar o histórico para rastreabilidade.

   

📥 3.3. Download de Arquivos

O fornecedor pode realizar o download de documentos vinculados aos BMs.

Opções disponíveis:

• Download individual.

• Download em massa por contrato ou período.

• Extração de arquivos originais para auditoria.

Boas práticas:

• Validar a nomenclatura dos arquivos.

• Armazenar os documentos em repositórios organizados.

   

📊 3.4. Simulação de Reajuste

Dentro do BM, é possível simular o impacto de índices de correção contratual.

Como funciona:

• Acesse o botão “Reajuste” no BM.

• Selecione o índice desejado.

• Visualize os valores atualizados.

Benefícios:

• Planejamento financeiro.

• Validação de correções contratuais.

• Transparência nos ajustes aplicados.

   

🧭 3.5. Favoritos no Cockpit

Além das cestas, o fornecedor pode marcar transações como favoritas para criar atalhos personalizados.

Como configurar:

• Acesse o cockpit.

• Clique em “Favoritos”.

• Selecione as transações desejadas.

📘 Capítulo 4 – Glossário Essencial

Este glossário reúne os termos técnicos, siglas e expressões mais relevantes para o fornecedor no contexto do CopaMED. Ele serve como referência rápida para facilitar o entendimento dos fluxos e funcionalidades.

🔤 Termos Técnicos

📊 Status do BM

⚖️ Outros Termos Relevantes

📘 Capítulo 5 – FAQ – Dúvidas Frequentes do Fornecedor

Este capítulo reúne as principais dúvidas que os fornecedores costumam ter ao utilizar o sistema CopaMED. As respostas são baseadas nas funcionalidades descritas nos capítulos anteriores.

❓ Sobre o Sistema CopaMED

1. O que é o CopaMED?
É uma solução integrada ao SAP S/4HANA para medição de serviços, desenvolvida pela Copasa em parceria com a Fourtrust.

2. Quem pode usar o CopaMED?
Gestores de contrato, fiscais, analistas contábeis, fornecedores e administradores do sistema.

📋 Planilha de Medição (PM)

3. Quem é responsável por criar a PM?
O gestor do contrato.

4. Posso criar uma PM a partir de uma requisição?
Sim, a PM pode ser criada a partir de um contrato ou de uma requisição.

5. O que acontece se a PM não for habilitada?
Ela não ficará disponível para o fornecedor criar o Boletim de Medição (BM).

6. Como funciona a PM por valor?
Ao marcar o flag correspondente, campos específicos são habilitados para contratos medidos por valor.

📄 Boletim de Medição (BM)

7. Quem cria o BM?
O fornecedor, via portal SAP BTP. Em casos excepcionais, a Copasa pode criar o BM.

8. Posso editar um BM?
Sim, mas apenas enquanto estiver no status 01 – Em Criação.

9. O que é o aceite fiscal?
É a conferência dos serviços executados, realizada pelo fiscal. Pode incluir ajustes de quantidade.

10. O que são chapinhas?
Códigos de rastreio físico de materiais, obrigatórios para itens com código iniciado em 45.

💰 Classificação Contábil e Pagamento

11. A classificação contábil é automática?
Sim, para contratos padrão. Para contratos tipo U, deve ser feita manualmente.

12. O que é MIRO pré-editada?
É o documento de pagamento gerado automaticamente com base no BM e na nota fiscal.

13. Como é feita a geração do pedido?
Após validação do BM, o sistema gera automaticamente a requisição, FRS, pedido e MIRO via JOB.

🔁 Reversão de BM

14. Quando posso reverter um BM?
Em qualquer etapa, desde que o motivo seja válido. Em consórcios, a reversão é limitada ao status 06.

15. O que acontece após a reversão?
Os documentos são excluídos e o BM retorna ao status anterior.

⚖️ Penalidades

16. Qual a diferença entre multa e glosa?
Multa é uma penalidade contratual geral. Glosa é uma dedução aplicada diretamente sobre itens do BM.

17. Como compensar uma penalidade?
Após alterar o status para “Disponível para Compensação”, o sistema notifica o usuário na próxima geração de documentos.

📊 Relatórios e Gestão

18. Onde acompanho o status dos BMs?
No painel de gestão do processo de medição.

19. Como vejo pendências?
Pelo relatório de pendências em medições ou pelo log de inconsistências.

20. Posso solicitar documentos ao fornecedor?
Sim, diretamente pelo sistema, vinculando a solicitação ao BM.