1. Pergunta: Possuímos contrato com a Copanor. O processo de medição será o mesmo?
Resposta: Sim. O processo de medição da Copanor será o mesmo da Copasa e será aplicado também à subsidiária de Patos de Minas. Esses contratos estão contemplados na Fase 1. Contratos de natureza continuada e ordens de serviço estão previstos para a Fase 2.
2. Pergunta: Em caso de medição de equipamentos, como painéis elétricos e conjuntos motobomba, que exigem inspeção e chapeamento, esses itens serão incluídos na medição?
Resposta: Sim. Os processos de estratificação e chapeamento serão contemplados pelo CopaMED.
3. Pergunta: O gestor do meu contrato recebe uma notificação? Quanto tempo ele tem para aprovar?
Resposta: Sim. O Sistema CopaMED gera notificações e muda o status no cockpit. O prazo de medição na Copasa não mudará, onde o processo de medição deverá ser finalizado até dia 25 de cada mês.
4. Pergunta: Esta ferramenta de medição irá influenciar as empresas de Recuperação de Crédito em casos de inadimplência?
Resposta: Não. O CopaMED não influencia diretamente as empresas de Recuperação de Crédito em decorrência de inadimplência.
5. Pergunta: A Copasa está exigindo que o fornecedor implemente o programa "Segurança, Governança e Ambiente" (SGE)?
Resposta: Não. A Copasa não exige a implantação do programa SGE.
6. Pergunta: Vocês conseguem enviar a gravação do evento? Teremos mais áreas envolvidas no processo. Existe um manual?
Resposta: A gravação da Live será disponibilizada no site da Copasa, no Portal de Licitações e Contratos /Agenda ESG Fornecedores. Dentro do portal, há uma área dedicada ao CopaMED com todas as orientações para os fornecedores.
7. Pergunta: As medições antigas serão inseridas no sistema CopaMED? Teremos uma equipe de suporte disponível diariamente para dúvidas e necessidades técnicas?
Resposta: As medições antigas serão inseridas no CopaMED. Os contratos vigentes que foram medidos antes do início da operação do sistema devem ser encerradas. Toda medição realizada após o início da operação deve ser feita no CopaMED. O fornecedor será capacitado para utilizar a plataforma e contará com suporte por meio de vídeos, manuais, operações assistidas e chat nos canais oficiais.
8. Pergunta: Medições de serviços parciais serão possíveis?
Resposta: Depende. Desde que o gestor do contrato aprove a medição parcial e o fornecedor consiga evidenciá-la adequadamente.
9. A fiscalização pode elaborar o Boletim de Medição (BM) ou somente a contratada?
Resposta: Sim, a Copasa pode elaborar o BM em duas situações: se o fornecedor se recusar a acessar o portal ou estiver impedido. A Copasa pode confeccionar o BM e envolver o fornecedor apenas no aceite. Caso ele se recuse, a Copasa pode dar o aceite com perfil apropriado.
10. Quando o processo de medição pode ser iniciado, considerando o período de 16 a 15?
Resposta: O fornecedor pode confeccionar o BM desde o momento zero, se tiver a planilha de medição habilitada. Porém, só poderá enviar para a Copasa quando a janela de medição estiver aberta.
11. Como será a medição das Ordens de Serviço de Campo no CopaMED?
Resposta: Na segunda fase do projeto, o CopaMED será conectado ao SICOM e SIGO para colher as OS. O fornecedor fará apontamentos e, posteriormente, será gerado o BM com base nas OS.
12. A criação dos BMs será por localidade ou tipo de serviço?
Resposta: Dependerá das regras que serão estabelecidas na segunda fase do projeto.
13. Fornecedores locais não têm acesso ao portal. Como será o contato com eles?
Resposta: O contato está sendo feito por e-mail, com base no cadastro da GNIF. O e-mail do gestor do fornecedor deve ser informado na planilha de medição, e ele será notificado com link para cadastro.
14. Como regularizar os perfis de acesso (gestor/fiscal) enviados incorretamente?
Resposta: Enviar novo e-mail para o CopaMED. Após isso, abrir uma nota 20 solicitando ajuste de perfil à SPIN.
15. Como lidar com fornecedores que não inserem a nota fiscal até o dia 25?
Resposta: A tesouraria pode aceitar até o dia 28 com justificativa via CI. Se ultrapassar o mês, a nota deve ter data do novo mês. É o pior cenário contábil.
16. Contratos com OS podem migrar para o CopaMED?
Resposta: Sim, na segunda fase do projeto, previsto em 2026. Contratos com medição global já podem ser tratados no CopaMED.
17. Como funciona a escolha do tipo de pedido (ZCER, ZVEG)?
Resposta: Depende da configuração do contrato no SAP. Se houver mais de um tipo permitido, o sistema solicitará escolha.
18. Como é feita a classificação contábil?
Resposta: Na etapa de classificação contábil, o sistema exige definição do coletor de custo (PEP, diagrama, centro de custo).
19. A planilha de medição é única por contrato ou por mês?
Resposta: Pode haver várias PMs por contrato, mas o ideal é uma única PM representando todo o contrato. Ela não precisa de manutenção mensal.
20. Contratos de obra já vêm com classificação contábil. Precisa preencher novamente?
Resposta: Não. O sistema herda a classificação do contrato. Só contratos com categoria “U” exigem preenchimento.
21. Quem insere documentos como ORPD no Projeto SARS (Montreal)?
Resposta: Continua sendo feito pela Copasa. A partir de janeiro, será automatizado via API.
22. Todos os fornecedores (serviço e obra) serão treinados?
Resposta: Sim. Treinamento disponível desde 08/10 no site da Copasa via Manancial do Saber.
23. O fiscal pode anexar fotos, vídeos e documentos no aceite?
Resposta: Sim. Pode ser exigido na PM ou anexado diretamente no BM.
24. O CopaMED atende apenas contratos de obras ou todos os contratos?
Resposta: Todos os contratos de medição de serviços, inclusive vigilância, aluguel, etc.
25. Quem lança os dados no sistema: Copasa ou fornecedor?
Resposta: Fluxo natural é o fornecedor lançar. Mas a Copasa pode fazer em casos excepcionais (ex: pessoa física).
26. Haverá equipe de apoio para esclarecimentos de dúvidas após o início das medições?
Resposta: Sim. Canal no Microsoft Teams “CopaMED Tira-Dúvidas” está disponível.
27. Pedidos de serviço via ata entram no CopaMED?
Resposta: Sim, se forem serviços. Materiais não entram.
28. Qual o prazo para o fornecedor concluir a medição?
Resposta: De 16 a 25 do mês. Se o fornecedor não enviar até o dia 18, recomenda-se contato direto para verificar.
29. Pedidos avulsos de cartório entram no CopaMED?
Resposta: Não, se não houver contrato.
30. Como é definida a janela de medição?
Resposta: Pode ser ajustada na PM. Deve respeitar o período de 30 dias.
31. Como tratar estorno de Miro em casos como telefonia?
Resposta: Está previsto no sistema. Pode ser estornado e refeito.
32. Contratos de manutenção com Ordens de serviços entram na primeira fase?
Resposta: Sim, desde que tenham contrato. O módulo PM não tem ligação direta com o CopaMED.
33. Fornecedor terá canal de suporte durante lançamento da medição?
Resposta: Sim. Treinamento via Plataforma Manancial, Chatbot no portal com inteligência de perguntas e respostas e contato com gestor e fiscais de contratos.
34. Gestores serão notificados quando o fornecedor lançar o BM?
Resposta: Sim, por e-mail.
35. Como será a comunicação da tesouraria via CopaMED?
Resposta: Substitui o Zero Papel. Comunicação será registrada dentro do SAP no CopaMED.
36. Como será a medição de contratos de seguro/garantia judicial?
Resposta: Será feita normalmente via CopaMED. O documento será o boleto.
37. As medições de outubro já serão feitas no CopaMED?
Resposta: Sim, a partir de 13/10.
38. Pedidos por cotação entram no CopaMED?
Resposta: Não.
40. Qual o início da vigência do uso do CopaMED?
Resposta: 13 de outubro de 2025.
41. Todos os fornecedores serão treinados?
Resposta: Sim. Todos os prestadores de serviços que executam suas medições deverão ser treinados para ter conhecimento para gerar suas medições mensais.
42. Se o BM for aprovado, mas a nota não inserida até dia 25, pode ser transferido?
Resposta: Não recomendado. Pode ser aceito com justificativa, mas causa distorção contábil.
43. O CopaMED será usado apenas para novos contratos?
Resposta: Não. Também será usado para contratos vigentes. Recomenda-se aditivo contratual com cláusula de medição via CopaMED.
44. Contratos com itens de serviço e material devem ser medidos separadamente?
Resposta: Sim. Serviços via CopaMED e materiais via processo atual (XML). Serão pedidos distintos.
45. Quando será obrigatória a medição via CopaMED?
Resposta: A partir de março de 2026, com o Go-live da segunda fase. Até lá, conviverão os dois modelos vigentes.